Как спланировать офисный переезд

Какой бы ни была причина переезда офиса, сложностей, связанных с этим, никак не избежать. Очень важно перевезти все имущество компании в максимально сжатые сроки, ведь время перевозки – это время вынужденной остановки рабочего процесса и простоя помещения. Поэтому очень важно все правильно организовать, составить детальный план действий, действуя по которому, фирма быстро устроится на новом, более комфортном месте.

В отличие от обычного квартирного перемещения, офисный переезд предполагает перевозку не только вещей и мебели, а и большого количества техники, тяжелых сейфов, металлических шкафов, ценной документации.

Этапы офисного переезда

Подготовка

1. Необходимо назначить людей, которые будут ответственными за перемещение отдельного отдела, кабинета и вида техники. Как правило, каждый сотрудник отвечает за сохранность своей рабочей документации, а системный администратор должен контролировать правильность упаковки всей компьютерной техники.
2. Происходит маркировка техники, мебели, коробок с документами с пометкой, кто именно является пользователем или владельцем, его должность и структурное подразделение.
3. С помощью подготовленных материалов (ящики, коробки, пленки, бумаги для упаковки, скотча, воздушно-пузырчатой пленки) упаковываются все вещи и предметы мебели, техника. Если требуется, перед упаковкой, оборудование и мебель подвергаются демонтажу. Особо ценное (например, базы данных, архивы, личные дела) лучше перевозить отдельно, можно даже в другой день.
4. Составление проекта размещения подразделений компании и кабинетов в новом здании, ознакомление с ним сотрудников. Идеальным вариантом станет распланировка обстановки мебелью и оргтехникой каждого будущего кабинета с учетом схемы электропроводки. Это позволит быстрее расставить все вещи на места и быстрее приступить к работе.
5. Резервирование необходимого количества парковочных мест на день переезда возле здания нынешнего и будущего офиса. Заказ грузового автомобиля, грузчиков.
6. Планировка маршрута движения транспорта, который будет перевозить имущество компании. Самый краткий путь к новому зданию не всегда является лучшим вариантом, еще стоит учесть и состояние дорог, вероятные пробки во время предполагаемого переезда. Иногда лучше проехать несколько лишних километров, но по хорошей трассе, что обеспечит целостность перевозимого груза.

Переезд

1. Погрузка упакованных ценностей в машину. Сначала размещаются крупные предметы, фиксируются с помощью специальных креплений, и только потом погружаются дорогостоящие и хрупкие вещи. Между предметами (если они не в коробках) укладывается амортизирующий картон.
2. После погрузки нужно проверить, все ли погружено. Стоит еще раз пройтись по освобожденному помещению, обесточить электросеть, перекрыть краны, закрыть все окна и двери.

Заключительный этап - выгрузка вещей

1. Разгрузка вещей, которые доехали до здания нового офиса, поднятие на нужный этаж, расстановка по кабинетам. Осталось распаковать коробки, убедиться в целостности имущества, собрать разобранную мебель и аппаратуру, расставить все по местам. Именно сейчас будет очень удобно воспользоваться предварительно составленным планом расположения мебели в кабинетах.
2. Вывоз упаковочного материала.

Если будет принято решение воспользоваться услугами фирмы, которая специализируется на переездах, все риски, связанные с повреждением аппаратуры или других ценностей, мувинговая компания возьмет на себя. Точно так же вам не придется договариваться за аренду машин, отпадет необходимость в контроле всего процесса. Профессионалы смогут наиболее правильно организовать перевозку, а значит, не будет спешки и суеты, переезд офиса произойдет быстро и безболезненно. При желании всего за одну ночь имущество компании будет вывезено со старого офиса и расставлено согласно плану в новом здании. В таком случае не забудьте предупредить своих сотрудников о другом адресе предприятия, ведь уже с утра им придется приступить к своей работе на новом рабочем месте.