Оплата заказного такси в аэропорт организациями

Многие компании считают, что расходы на содержание собственного автопарка часто бывают неоправданно высокими. А потому прибегают к услугам заказного такси для своих сотрудников. Однако существуют ситуации когда оплату такси можно приравнять не к расходам организации, а к затратам самого сотрудника. Давайте разберемся подробнее:

Ситуация 1: По службе.

Представим, что заказ такси необходим в производственных целях. Например, чтобы доставить из банка в офис компании бухгалтера с крупной суммой денег или нанять такси в Домодедово для снабженца с ценным грузом. В это случае затраты должны полностью оплачиваться самой организацией, так как они напрямую связанны с исполнением сотрудниками трудовых обязанностей. Такие денежные затраты относят по соответствующей статье к прочим расходам, связанным с производством. Также как и в случае заключенного договора найма транспортного средства. 

При этом компания должна помнить, что все свои расходы, включая и такси в аэропорт, центр города и т.д. необходимо обосновать и представить документально. Чтобы сделать это правильно нужно:

• отразить в должностной инструкции или договоре что работа сотрудников компании будет иметь разъездной характер;
• перечислить сотрудников, которые совершают поездки в производственных целях и утвердить его в приказном порядке;
• Подтвердить документально, что поездки на такси имеют производственную направленность. Для этого или заключить договор аренды с фирмами такси или рекомендовать сотрудникам брать у таксистов документы об оплате услуги.

Ситуация 2: На работу и обратно.

По данным Налогового кодекса проезд сотрудников к месту работы и обратно не относится к расходам компании в которой они работают. Исключением могут быть лишь те случаи, когда поездка совершается по вопросам организации или когда транспортные расходы предусматриваются специальными договорами, коллективным либо трудовым. Расходы можно считать производственными и в случаях, если они обусловлены:

• спецификой деятельности, как например в строительных компаниях, когда сотрудникам приходится добираться к удаленным объектам;
• непредвиденными обстоятельствами – возвращение домой в ночное время после сверхурочной работы.

Руководству организаций следует знать, что прописывая расходы такого рода в трудовом договоре их следует относить к затратам на оплату труда. И в этом случае необходимо будет оплачивать пенсионные взносы, НДФЛ и ЕСН.

Ситуация 3. Собираясь в командировку.

По данным Налогового кодекса расходы на проезд командированного к месту назначение оплачивает организация. Однако к таким расходам не относят стоимость проезда сотрудника на такси в аэропорт или на вокзал. Чтобы расходы были признаны организационными сотрудник должен будет воспользоваться общественным транспортом, а никак не такси, Шереметьево будет конечным пунктом назначения или Павелецкий вокзал, неважно (так сказано в инструкции Минфина «О служебных командировках»).

Однако, так как в том же Налоговом кодексе отсутствуют ограничения по транспортным расходам командированных, то этот пункт инструкции можно оспорить. Особенно, если в коллективном договоре организации прописано иное. Единственное что обязательно – это обоснованность и документальное подтверждение всех совершенных затрат. При этом руководству организаций следует помнить, что транспортные расходы такого рода не облагаются ЕСН и НДФЛ. 

Статья предоставлена транспортной компанией ООО Такси Аэропорт - http://TaxiAirport.ru/